Resurse Umane Online

Parca avem o atractie pentru aceasta combinatie de taste Ctrl+C/Ctrl+V si observ cum o aplicam pe diverse segmente ale existentei noastre. Privesc cu atentie in jurul meu si vad ca adolescentii o folosesc in stilul vestimentar, compozitorii in „creatiile” muzicale, guvernantii in elaborarea legilor, cei din invatamant in metodele de educatie iar managerii in conducerea unei afaceri. Principiul de la care se porneste este de fiecare data acelasi: daca a fost o formula de succes pentru altii, de ce n-ar functiona si la mine?

Acest lucru este frecvent intalnit si in cazul resurselor umane, prin simpla preluare a unor instrumente sau proceduri specifice domeniului si inserarea lor intr-o companie, fara a analiza compatibilitatea lor cu activitatea desfasurata. In articolul acesta doresc sa dezvolt subiectul fiselor de post care se afla sub incidenta Copy/Paste cel mai frecvent si care in loc sa fie proiectate in functie de caracteristicile organizatiei in care se aplica, sunt pur si simplu preluate din diverse surse (internet cel mai adesea) si copiate adlitteram. Sunt incarcate astfel de inutilitate iar din instrumentul de organizare a activitatii devin simple foi adaugate la dosarul de personal, care sa scuteasca firma de o amenda in cazul unui control.

Exemplu

Nu-mi este deloc straina situatia in care ma intalnesc cu un angajator pentru a discuta datele unei potentiale selectii de personal. Care este primul pas? Acela de a analiza ce anume isi doreste. Aici apare incurcatura. Parca si-ar dori un om care sa faca vanzare, dar care sa stie si putina contabilitate, in acelasi timp, parca si-ar dori pe cineva care sa se ocupe si de o parte din achizitii, sa tina relatia cu furnizorii … iar eu fac niste ochi mari deoarece imi pare ca voi cauta o „strutocamila”. Imi permit in acel moment sa solicit o fisa a postului, pentru a-mi face o imagine mai exacta. Aici exista doua posibile situatii: ori nu are asa ceva, ori are o stiva intreaga in formatul cel mai comun de pe internet, care iese in evidenta prin responsabilitatea capitala – angajatul trebuie sa realizeze toate sarcinile de serviciu dispuse de superiorul ierarhic. Intotdeauna imi creste inima cand vad aceasta responsabilitate la gandul ca cel care a conceput-o si a pozitionat-o acolo e un guru al resurselor umane.

Propunerea care ar trebui sa vina in mod profesionist de la mine ar fi aceea de a face mai intai o analiza a muncii si a vedea daca activitatea este structurata corespunzator. Poate angajatorul nici macar nu are nevoie de o noua persoana care nici nu stie bine ce functie va ocupa, ci de o mai buna organizare a sarcinilor si responsabilitatilor angajatilor deja existenti.

Teoretic, ar exista si a doua varianta in care sa notez aspectele pe care mi le-a transmis clientul si sa identific oamenii din piata conform criteriilor primite. In aceasta varianta am hotarat ca „clientul are mereu dreptate” iar eu trebuie sa-i furnizez omul solicitat. Oare ce am sa gasesc, respectand criteriile? O serie de candidati frustrati care vin din firme similare, in care aveau sarcini diverse si schimbatoare, in care au fost trasi la raspundere pentru responsabilitati de care nici nu stiau ca le apartin si care vor accepta acest loc de munca ca o situatie de compromis, pana la aparitia unei oferte mai bune.

Importanta fiselor de post pentru angajator

Pornind de la exemplul de mai sus, daca angajatorul ar fi avut fisele de post realizate intr-o maniera profesionista:

• avea in primul rand certitudinea ca nevoia unui nou angajat este reala si justificata din punct de vedere economic
• aveam deja un set de criterii in functie de care puteam sa demaram procesul de cautare
• stiam cu exactitate care vor fi sarcinile noului venit si responsabilitatile acestuia
• aveam o imagine acurata vizavi de structura companiei, de nivelele ierarhice, de gradul de responsabilitate al postului si cautam exact persoana potrivita postului
• aveam un set complet de informatii pe care sa le transmitem canditatilor pentru ca acestia sa-si faca o imagine clara asupra postului si sa nu vina cu false asteptari
• prin intermediul lor cunoasteam exact ce se asteapta de la noii angajati, care sunt obiectivele lor, cum vor fi evaluate performantele acestora, etc.

Fisele de post sunt cele care ii pot ajuta pe manageri sa organizeze activitatea unei companii intr-un mod eficient, sa-si stabileasca departamentele din cadrul firmei, sa defineasca nivelele de ierarhizare. Acestea devin din ce in ce mai necesare pe masura ce activitatea firmei se dezvolta iar numarul de angajati creste, deoarece reprezinta instrumente care pot fi folosite atunci cand se doreste imbogatirea unui  post, analizarea gradulului de incarcare al fiecarui angajat sau verificarea echitatii in impartirea sarcinilor.

Si pentru a face o scurta referire la articolul de saptamana trecuta, fisele de post sunt cele care pot fi invocate atunci cand se instituie un proces de cercetare disciplinara sau de cercetare pentru necorespundere profesionala – facand posibila concedierea angajatilor care nu se pliaza profesional pe necesitatile companiei.

Importanta fiselor de post pentru angajat

Increderea si siguranta sunt sentimentele unui viitor angajat care porneste intr-un nou demers profesional cunoscand corect toate sarcinile si responsabilitatile care il vor astepta la locul de munca. Pe langa sentimentele pozitive pe care le-am mentionat mai sus, iata inca o serie de avantaje ale fiselor de post, de data aceasta pentru angajat:

• inca din etapa interviurilor, candidatii pot sa isi faca o imagine clara asupra cerintelor postului, a responsabilitatilor acestuia si a asteptarilor angajatorilor, asupra conditiilor de munca asigurate fiind in postura de a delibera in cunostinta de cauza daca postul prezentat corespunde asteptarilor lor, sau dimpotriva, isi doreau altceva
• tot in baza acesteia, un nou angajat poate sa identifice pozitia sa in cadrul organizatiei, facilitandu-i-se atfel o raportare corecta fata de ceilalti angajati din cadrul firmei si totodata o cunoastere a celorlalte posturi din organizatie
• in acelasi timp, daca angajatorul prezinta fisa postului in forma scrisa oricarui angajat la venirea sa in firma, ii ofera toate clarificarile necesare si ii prezinta clar toate asteptarile, aceasta poate deveni un instrument de responsabilizare a angajatului, prin semnarea ei angajatul asumandu-si toate responsabilitatile si obiectivele clar mentionate in aceasta
• evaluarea performantelor are ca si punct de plecare tot fisa postului, deoarece aceasta pe langa sarcinile si responsabilitatile pe care le contine, ar trebui sa mentioneze si metodele prin care angajatii vor fi evaluati, intervalele de timp la care se vor realiza evaluarile si criteriile care vor fi luate in considerare

In concluzie, fisele de post nu ar trebui sa fie documentele care se „coc” intr-un birou in fata unui calculator, apeland la surse precum internetul si la tehnica Copy/Paste, daca dorim sa le avem intr-o forma utila. Acestea necesita o intreaga procedura care presupune interactiunea directa cu titularii posturilor respective, cu superiorii ierarhici ai acestuia, cu managementul companiei si trebuie sa fie intocmite de specialisti in domeniu. Nu exista fise de post universal valabile si aplicabile in orice companie. Daca doriti, exista anumite modele – desi nici acestea nu sunt absolut necesare – in functie de care puteti stabili care vor fi dimensiunile urmarite si notate (iata un Model Fisa postului), insa nimic mai mult.

Da, este adevarat, proiectarea fiselor de post este un proces complex care necesita timp, atentie si investitii din punct de vedere financiar.  Daca ma gandesc insa ca pana in acest moment n-am descoperit  niciun dezavantaj al situatiei in care o firma detine fise de post veritabile, iar capitolul beneficii este destul de consistent, sa-i intrebam pe cei care deja folosesc aceste instrumente, daca merita efortul.

Regasiti articolul si pe pagina mea personala.